Guía para gestionar una tienda de recambios: preguntas frecuentes

La clave está en establecer rutinas claras: recepción de mercancía por la mañana, atención al cliente en horario punta y gestión administrativa al cierre. Utilizar un ERP vertical como Autic te permite centralizar pedidos, stock y facturación en un solo panel, eliminando hojas de cálculo y notas sueltas. Definir responsabilidades por empleado y automatizar los recordatorios de reposición reduce errores y tiempos muertos.

Los indicadores más relevantes son el margen bruto por familia de producto, la rotación de inventario, el porcentaje de rotura de stock y el ticket medio por cliente. Un ratio de rotación inferior a 4 veces al año indica exceso de stock inmovilizado. Con el módulo de analíticas de Autic puedes visualizar estos KPIs en tiempo real y detectar tendencias antes de que se conviertan en problemas.

Un plan de expansión debe incluir estudio de mercado local (competencia, talleres y desguaces en la zona), proyección financiera a 3 años y análisis de la demanda por familias de producto. Calcula el punto de equilibrio considerando alquiler, stock inicial y personal. Autic facilita la gestión multi-establecimiento, permitiéndote controlar inventario y ventas de varias sedes desde un único panel centralizado.

Diferénciate ofreciendo servicio personalizado, asesoramiento técnico y disponibilidad de referencias difíciles de encontrar en cadenas generalistas. Aplica descuentos por volumen a talleres recurrentes y crea programas de fidelización con rappels trimestrales. La estrategia de pricing por segmento (particular vs profesional) te permite mantener márgenes sin perder competitividad en cada canal.

Los procesos más automatizables son la facturación recurrente, los avisos de stock mínimo, los recordatorios de cobro y la generación de informes periódicos. Un ERP como Autic automatiza alertas cuando una referencia baja del umbral configurado, genera facturas desde presupuestos aceptados con un clic y envía recordatorios de pago automáticos a clientes con facturas vencidas.

Una factura debe incluir tus datos fiscales completos (NIF, razón social, dirección), los datos del cliente, número de factura correlativo, fecha de emisión, descripción detallada de cada pieza con su referencia, base imponible, tipo de IVA aplicado y total. En Autic puedes generar facturas directamente desde el presupuesto aceptado, con todos los campos prellenados y numeración automática.

Según el RD 1619/2012, toda factura debe contener número correlativo, fecha, datos completos del emisor y receptor, descripción de la operación, base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA. Desde 2025, el sistema Veri*Factu exige además que el software de facturación garantice la integridad e inalterabilidad de los registros. Autic cumple con estos requisitos normativos de forma nativa.

El tipo general de IVA en España para recambios de automoción es el 21%. La base imponible es el precio de venta sin impuestos, y la cuota se calcula multiplicando la base por 0,21. Si vendes a Canarias, Ceuta o Melilla aplican IGIC o IPSI en lugar de IVA. Ten en cuenta que las piezas usadas pueden acogerse al régimen especial de bienes usados (REBU) si las adquiriste a un particular sin factura.

La factura simplificada (antes ticket) puede emitirse en operaciones que no superen los 400€ (o 3.000€ en ciertos sectores) y no requiere los datos completos del destinatario. La factura completa es obligatoria en ventas B2B, operaciones intracomunitarias y cuando el cliente la solicite expresamente. En la práctica, si vendes a talleres profesionales siempre debes emitir factura completa con su NIF.

Necesitas un software que cumpla con Veri*Factu (obligatorio desde 2025), permita gestionar series de facturación, emita facturas completas y simplificadas, y se integre con tu inventario para facturar directamente desde referencias de catálogo. Autic es un ERP específico para el sector de automoción que integra facturación, stock con referencias OEM/IAM y gestión de clientes en una sola plataforma.

El contrato debe especificar la categoría profesional según el convenio colectivo de comercio de tu provincia, jornada laboral, salario bruto, periodo de prueba (máximo 2 meses para técnicos), funciones del puesto y centro de trabajo. Es obligatorio darlo de alta en la Seguridad Social al menos un día antes de que comience a trabajar. El convenio de comercio en general fija las tablas salariales mínimas por categoría.

El coste total de un empleado es aproximadamente un 30-33% superior al salario bruto, debido a las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social (contingencias comunes 23,6%, desempleo ~5,5%, FOGASA 0,2% y formación 0,6%). Para un salario bruto de 1.500€/mes, el coste empresa ronda los 1.975€. Autic te ayuda a gestionar fichajes y ausencias de tu equipo de forma centralizada.

Para un primer empleado en una tienda de recambios, el contrato indefinido bonificado es generalmente la mejor opción, ya que ofrece reducciones en las cuotas de la Seguridad Social durante los primeros años. Si necesitas cubrir picos de demanda estacionales, el contrato de duración determinada por circunstancias de la producción (máximo 6 meses) es la alternativa legal. Consulta las bonificaciones vigentes del SEPE para tu caso concreto.

Por convenio colectivo de comercio, los empleados tienen derecho a 30 días naturales de vacaciones anuales. Las bajas médicas (incapacidad temporal) las gestiona la mutua colaboradora, y como empresa debes abonar del día 4 al 15 el 60% de la base reguladora. El módulo de empleados de Autic te permite llevar un registro de ausencias, vacaciones aprobadas y suplencias para planificar la cobertura de la tienda.

Estás obligado a realizar una evaluación de riesgos del puesto de trabajo, formar a los empleados en PRL, proporcionar EPIs si manejan productos químicos (aceites, líquidos de freno) y designar un recurso preventivo. Para empresas de menos de 10 trabajadores puedes asumir tú mismo la prevención tras un curso de 30 horas. Los riesgos principales en una tienda de recambios son sobreesfuerzos por carga manual y exposición a sustancias químicas.

Los modelos principales son el 303 (IVA trimestral), el 130 (pago fraccionado del IRPF) y el 390 (resumen anual de IVA). Si tienes empleados, añade el modelo 111 (retenciones de nóminas) trimestral y el 190 (resumen anual). También necesitas presentar el modelo 347 si algún cliente o proveedor supera los 3.005,06€ anuales en operaciones.

Ambos modelos se presentan trimestralmente: del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero para el cuarto trimestre. El modelo 303 liquida el IVA (IVA repercutido menos IVA soportado) y el 130 es el pago a cuenta del IRPF (20% del rendimiento neto acumulado). El incumplimiento de plazos genera recargos del 1% al 20% según el retraso.

El modelo 111 declara las retenciones practicadas a trabajadores, profesionales y empresarios en sus facturas (IRPF de nóminas y facturas con retención). El modelo 115 es exclusivo para retenciones de alquileres de locales o inmuebles urbanos. Si tu tienda está en un local alquilado, debes retener el 19% al arrendador y declararlo trimestralmente en el 115.

El cálculo en estimación directa simplificada es: (ingresos acumulados - gastos acumulados) × 20% - retenciones soportadas - pagos fraccionados anteriores del ejercicio. Si el resultado es negativo, se consigna cero pero se arrastra para el trimestre siguiente. Es fundamental llevar al día la contabilidad de ingresos y gastos para que el cálculo sea correcto y no pagues de más ni de menos.

Puedes deducir el IVA soportado en todas las compras y gastos necesarios para la actividad: mercancía (piezas y recambios), alquiler del local, suministros, seguros, transporte, material de oficina, servicios profesionales y herramientas. La factura debe estar a nombre de tu actividad y ser correlativa con tu ejercicio económico. Las compras a particulares sin factura (piezas de desguace de VFU) no generan IVA deducible.

Los aceites usados, baterías de plomo-ácido y líquidos de freno son residuos peligrosos según la Ley 7/2022 de residuos. Debes almacenarlos separados por tipo en contenedores homologados y etiquetados con el código LER correspondiente (13 02 para aceites, 16 06 01 para baterías). La recogida debe realizarla un gestor autorizado inscrito en el registro de tu comunidad autónoma, y debes conservar los documentos de traslado durante 5 años.

Los neumáticos fuera de uso (NFU) se gestionan a través de los Sistemas Integrados de Gestión (SIG): Signus o TNU. Como distribuidor de neumáticos nuevos, estás obligado a aceptar la devolución de un neumático usado por cada uno nuevo vendido. El coste de gestión ya está incluido en el ecovalor que pagas al fabricante. Debes almacenarlos apilados en un máximo de 2 metros de altura y en zona cubierta.

Sí, si generas más de 10 toneladas anuales de residuos peligrosos debes inscribirte en el registro de productores de residuos de tu comunidad autónoma. Aunque no alcances ese umbral, estás obligado a llevar un archivo cronológico con la cantidad, naturaleza y destino de los residuos generados. El módulo de gestión de residuos de Autic te ayuda a mantener el libro de registro actualizado con los códigos LER correctos.

Necesitas un gestor autorizado para cada tipo de residuo: uno para aceites minerales usados, otro para baterías y acumuladores, y otro para envases contaminados. Consulta el listado de gestores autorizados en la web de medio ambiente de tu comunidad autónoma. Verifica que su autorización esté vigente y que cubra los códigos LER específicos de tus residuos antes de firmar el contrato de recogida.

La Ley 7/2022 establece sanciones de hasta 3.500€ para infracciones leves (como no llevar el archivo cronológico), hasta 350.000€ para graves (vertido de residuos peligrosos sin autorización) y hasta 3.500.000€ para muy graves. Además, el responsable debe costear la descontaminación del suelo afectado. Mantener la documentación al día y contratar gestores autorizados es la mejor prevención contra estas sanciones.

Un CRM para tienda de recambios debe permitirte registrar el historial de compras de cada cliente, segmentar entre particulares y talleres profesionales, y hacer seguimiento de presupuestos pendientes. No necesitas un CRM genérico complejo; lo ideal es uno integrado con tu inventario para saber qué ha comprado cada cliente y sugerir piezas relacionadas. Autic incluye un CRM integrado con el catálogo de piezas y el historial de facturación.

Registra cada interacción comercial (llamadas, presupuestos, ventas) y configura alertas para clientes que no compran en un periodo determinado. Identifica a tus mejores clientes por volumen de facturación y frecuencia, y ofréceles condiciones preferenciales para fidelizarlos. Un buen CRM te muestra de un vistazo qué talleres llevan tiempo sin hacer pedidos para que puedas contactarles proactivamente.

Las funciones esenciales son: ficha de cliente con datos fiscales y vehículos asociados, historial completo de compras y presupuestos, sistema de etiquetas para segmentar (taller, particular, flota), notas internas por interacción y un pipeline de oportunidades para presupuestos en seguimiento. También es útil poder asociar vehículos del cliente con referencias compatibles para ofrecer ventas cruzadas relevantes.

La forma más práctica es usar WhatsApp Business con su función de etiquetas y respuestas rápidas para consultas frecuentes sobre disponibilidad. Para una integración más avanzada, la API oficial de WhatsApp Business permite conectar mensajes con tu CRM y crear conversaciones vinculadas a la ficha del cliente. Autic gestiona la comunicación con clientes desde su módulo de mensajería integrado, centralizando el historial de conversaciones.

Clasifica a tus clientes en tres grupos principales: clientes A (compras semanales, talleres con cuenta abierta), clientes B (compras mensuales, talleres esporádicos) y clientes C (compras puntuales, particulares). Aplica condiciones comerciales diferenciadas: descuentos por volumen para A, rappels trimestrales para B y precio de tarifa para C. Esta segmentación RFM (recencia, frecuencia, monetización) te permite priorizar esfuerzo comercial donde más retorno genera.

Un CRM gestiona exclusivamente la relación con clientes (contactos, oportunidades, comunicación), mientras que un ERP integra todos los procesos del negocio: inventario, compras, ventas, facturación, contabilidad y gestión de empleados. Para una tienda de recambios, un CRM solo se queda corto porque necesitas controlar stock, generar albaranes y emitir facturas. Un ERP como Autic te da ambas funcionalidades en un solo sistema.

Necesitas un ERP que integre módulo de inventario con referencias OEM/IAM, facturación electrónica compatible con Veri*Factu, gestión de presupuestos y albaranes, y un CRM básico para clientes. Es fundamental que el módulo de ventas descuente automáticamente del inventario al facturar y que permita consultar disponibilidad en tiempo real. Los ERP genéricos requieren costosas personalizaciones para adaptarse al sector de recambios.

Prioriza un ERP vertical (específico del sector) sobre uno horizontal (genérico). Debe manejar referencias cruzadas OEM/IAM, compatibilidades por vehículo (marca, modelo, motor), múltiples unidades de medida y gestión de piezas con número de serie. Verifica que tenga catálogo de vehículos integrado y que permita buscar piezas por matrícula o VIN. Autic está diseñado específicamente para el sector de automoción con estas funcionalidades nativas.

Los módulos imprescindibles son: inventario (con jerarquía de ubicaciones y stock mínimo), facturación (completa y simplificada con Veri*Factu), presupuestos, CRM de clientes, gestión de proveedores y compras, y catálogo de vehículos para compatibilidades. Módulos complementarios muy útiles son: gestión de residuos (obligatoria si manejas aceites o baterías), gestión de empleados con fichaje y analíticas de ventas para identificar tendencias.

El proceso típico es: exportar datos del sistema actual (clientes, productos, histórico de ventas) en formato CSV o Excel, mapear los campos al nuevo sistema, importar por lotes empezando por el maestro de artículos y después clientes y proveedores. Haz la migración en paralelo (ambos sistemas activos) durante al menos 2 semanas para verificar que todo es correcto. Planifica la migración en un periodo de baja actividad para minimizar el impacto operativo.

Para una tienda de recambios, más que citas presenciales necesitas gestionar pedidos especiales, reservas de piezas y entregas programadas. Una herramienta integrada con tu inventario te permite anotar cuándo llegará una pieza encargada y avisar automáticamente al cliente. Autic incluye un módulo de agenda que vincula cada evento con la ficha del cliente y el pedido correspondiente.

Establece franjas horarias para entregas (por ejemplo, repartidor por la mañana para talleres y recogida en tienda por la tarde para particulares). Registra cada compromiso de entrega con fecha, cliente y referencias para poder planificar rutas eficientes. Un calendario compartido con el equipo evita solapamientos y permite reasignar entregas si un empleado no está disponible.

Configura notificaciones automáticas en tres momentos clave: cuando la pieza encargada llega al almacén, cuando se acerca la fecha de entrega pactada y si el cliente no ha recogido el pedido en el plazo establecido. Los recordatorios por email o SMS reducen las piezas no recogidas y mejoran la satisfacción del cliente. Autic permite configurar alertas automáticas vinculadas al estado del pedido.

Lo ideal es que el calendario esté integrado nativamente en tu ERP, de forma que al crear un pedido especial o programar una entrega, el evento se registre automáticamente sin duplicar datos. Si usas herramientas separadas, busca sincronización bidireccional con Google Calendar o similar. La ventaja de un sistema integrado como Autic es que cada evento de agenda está vinculado al cliente, pedido e inventario sin esfuerzo manual.

Para cada evento o compromiso, registra: nombre del cliente, referencias de las piezas implicadas, fecha y hora acordada, tipo de servicio (entrega, recogida, consulta técnica) y observaciones relevantes. Si es un pedido especial, añade el proveedor al que se ha encargado y la fecha estimada de llegada. Este nivel de detalle te permite dar respuestas inmediatas cuando el cliente llame preguntando por su pedido.

Un albarán debe contener: datos del emisor y destinatario, número correlativo, fecha de emisión, dirección de entrega, descripción detallada de cada pieza (referencia, cantidad, descripción), número de pedido asociado y un espacio para la firma de recepción. Aunque no es un documento fiscal, sirve como prueba de entrega y es la base para generar la factura posterior.

El albarán acredita la entrega física de mercancía pero no tiene valor fiscal ni genera obligaciones tributarias. La factura es el documento que genera la obligación de pago y debe cumplir los requisitos del RD 1619/2012. En la práctica, primero se entrega el albarán con la mercancía y después se factura (al momento, semanal o mensualmente según el acuerdo con el cliente). Puedes agrupar varios albaranes en una sola factura.

Una plantilla eficaz incluye tu logotipo e información fiscal en la cabecera, datos del cliente con espacio para dirección de entrega, tabla de líneas (referencia, descripción, cantidad, observaciones), pie con condiciones de entrega y firma de conformidad. Numera los albaranes con una serie diferente a las facturas para evitar confusiones. En Autic puedes generar albaranes directamente desde el presupuesto aceptado con las líneas ya prellenadas.

Aunque no es un requisito legal estricto, la firma del receptor en el albarán es la prueba más sólida de que la mercancía fue entregada y aceptada. Sin firma, en caso de disputa deberás demostrar la entrega por otros medios (seguimiento de transporte, confirmación por email). Para entregas a talleres profesionales con cuenta abierta, es especialmente importante conservar albaranes firmados como soporte de la facturación posterior.

Escanea o fotografía los albaranes firmados y archívalos digitalmente asociados al número de pedido y cliente. Organiza por año, mes y cliente para facilitar búsquedas. Un sistema de gestión documental integrado en tu ERP es lo más eficiente porque vincula automáticamente el albarán digitalizado con la factura correspondiente. Autic permite adjuntar documentos a cada operación, manteniendo la trazabilidad completa del pedido.

La organización más eficiente combina agrupación por familia de producto (frenos, filtros, suspensión, motor, carrocería) con un sistema de ubicaciones codificadas (pasillo-estantería-nivel-posición). Las piezas de alta rotación deben estar en zonas accesibles y a media altura para minimizar tiempos de picking. Señaliza cada ubicación con el código legible y mantenlo sincronizado con el sistema informático para que cualquier empleado localice una pieza sin ayuda.

Un software de inventario para recambios debe gestionar referencias cruzadas OEM/IAM, permitir búsqueda por número de pieza original del fabricante o equivalente, controlar stock por ubicación y manejar múltiples unidades de medida (unidad, juego, kit, metro). La integración con catálogos de compatibilidad por vehículo es fundamental. Autic gestiona inventario con jerarquía de 5 niveles (almacén, zona, estantería, nivel, posición) y referencias OEM/IAM cruzadas.

Define un stock mínimo para cada referencia basándote en su histórico de ventas y plazo de reposición del proveedor. Las piezas de alta rotación (filtros, pastillas de freno, aceites) necesitan umbrales más altos que las de baja rotación. Configura alertas automáticas que te avisen cuando una referencia alcance su punto de pedido. Autic calcula automáticamente sugerencias de reposición basándose en el consumo medio y el lead time de cada proveedor.

Utiliza un sistema de códigos de barras o QR vinculado a la referencia interna y a las equivalencias OEM/IAM. Cada etiqueta debe mostrar como mínimo el código interno, la referencia OEM principal, la ubicación en almacén y el precio de venta. Los lectores de código de barras inalámbricos agilizan enormemente las entradas de mercancía y los inventarios. Integrar el etiquetado con tu ERP garantiza que la información esté siempre sincronizada.

El método más práctico es el inventario cíclico o rotativo: cada semana cuentas una familia de productos diferente (lunes filtros, martes frenos, etc.) en lugar de parar todo un día para contar el almacén completo. Prioriza las familias de alta rotación y alto valor con mayor frecuencia. Realiza el conteo a primera hora antes de abrir o a última hora tras el cierre. Las diferencias detectadas se ajustan inmediatamente en el sistema para mantener la fiabilidad del stock.